出社した朝、総務から1枚の紙を受け取りました。 住所を書く欄と、通勤の経路を書く欄がありました。 この記事では、引っ越しを会社に報告するとき、誰に何を伝えるのかをまとめます。
- 伝えるのは3つ。新しい住所・通勤の経路・住み始める日
- 出す先は総務か人事。上司には一言で足ります
- 手当と定期が関わるので、口頭だけで終わらせない
- 誰に言えばいいのか分からない
- 口頭で言っただけで済ませている
- 通勤手当がどうなるか気になる
- 定期券をいつ買い替えるか決まっていない
- 出す紙があるのかどうか分からない
伝えるのは3つ
引っ越しを会社に報告するとき、伝えるのは3つだけです。
新しい住所
郵便番号から部屋番号まで。書類に使われます。
通勤の経路
手当の計算に使われます。いちばん大事なところです。
住み始める日
いつから新しい経路になるかが決まります。
引っ越しの理由や、家の広さは要りません。 聞かれたら答えれば足りますし、聞かれないこともあります。
誰に出すか
引っ越しの会社への届け出は、総務か人事が受け取ります。
| 相手 | 伝えること |
|---|---|
| 直属の上司 | 「引っ越すことになりました」の一言。日付だけ添えます |
| 総務・人事 | 住所変更届。ここが正式な届け出です |
| 同じ部署の人 | 伝えなくて構いません |
上司に一言、総務に書類。この2つで足ります。 上司への一言は、休みの相談につながります。総務への紙は、手当と保険につながります。 役割が違うので、片方で済ませないでください。
通勤手当と定期
通勤の経路が変わると、手当の額が変わることがあります。
新しい経路を調べる
最短か、いちばん安い経路を書きます。
届け出に書く
会社が計算します。
定期を買い替える
払い戻しの扱いは会社で違います。
いくら出るか、いつから変わるかは勤務先で違います。総務に聞いてください。
出す紙と、添える一言
引越しの会社への報告の例文は、短くて構いません。 書式が決まっていることがあります。もらった紙に書くだけで足ります。
メールで送る場合は、これだけで十分です。
「お世話になっております。◯◯です。 ◯月◯日に引っ越すことになりました。住所変更届を提出します。 通勤の経路も変わりますので、あわせてご確認をお願いいたします。」
3行で足ります。
社会保険や税の書類
住所は、保険や税の書類にも使われます。
総務に出しておけば、そちらで処理されることがあります。 自分で別々に出す必要があるかどうかだけ、聞いておいてください。
社宅や住宅手当があるとき
手当の条件に、住む場所が関わることがあります。
先に聞く
引っ越し先を決める前に、条件を確かめておきます。
書類が増える
契約書の写しを求められることがあります。
期限がある
申請の締切が決まっていることがあります。
ここだけは、決める前に聞いておいたほうが安全です。
在宅勤務のとき
出社が少なくても、住所の届け出は要ります。
通勤手当の扱いが実費になっている会社もあります。 どう変わるかは勤務先で違うので、総務に聞いてください。
単身赴任や二拠点のとき
住民票を置く場所と、実際に住む場所が違うことがあります。
書類に書くのはどちらか、会社によって違います。 自己判断で書かずに、聞いてから書いてください。
出したあとに確かめること
受理の連絡が来ないことがあります。総務では、受け取って処理するだけで終わることもあるためです。
受け取りの連絡
来れば確実です。来なくても、不備があるとは限りません。
翌月の給与明細
手当が変わっていれば、通っています。
違っていたら伝える
その場で言えば直ります。
転職や退職の予定があるとき
近いうちに辞める予定でも、住所の届け出は出しておきます。
源泉徴収票や離職の書類が、新しい住所に届く必要があるためです。 出しておかないと、あとで自分が困ります。
家族の分
扶養に入っている家族がいると、その分の書類もあります。
一緒に出せることが多いので、総務に「家族の分も一緒ですか」と聞いてください。
口頭で済ませない理由
「引っ越しました」と伝えただけでは、手当も保険も動きません。
口頭
上司に状況を知らせるためのもの。記録には残りません。
届け出
手当・保険・税の計算に使われます。こちらが本体です。
両方
上司に一言、総務に書類。この形がいちばん静かです。
書き方で迷いやすいところ
住所の書き方で止まることがあります。
| 欄 | 書き方 |
|---|---|
| 建物名 | 省略せずに書きます。郵便が届かなくなることがあります |
| 部屋番号 | 必ず書きます。抜けると郵便が届かなくなります |
| 通勤の経路 | いちばん安い経路を求められる会社と、ふだんの経路でよい会社があります |
分からない欄は空けて、出すときに聞いてください。 とくに経路は、どちらで書くかが勤務先の決まりによります。先に聞いてから書くと、書き直しになりません。
家が決まっていない段階でできること
住所がなくても、引っ越す予定があることだけは伝えられます。
休みの相談や、社宅の条件の確認は先にできます。 書類は、決まってからで足ります。
引っ越し先が遠いとき
通勤の時間が大きく変わる場合、手当だけでなく働き方の相談になることがあります。
手当
経路が変わるので、計算し直しになります。
勤務地
通える範囲かどうかの話になることがあります。
在宅
相談の余地があるなら、早いほうが進みます。
この話は、届け出とは別に時間を取ってください。
届け出を出す前にそろえるもの
書くものが決まっていれば、5分で終わります。
新しい住所（建物名と部屋番号まで）、住み始める日、通勤の経路。 この3つをメモに書いてから紙に向かうと、途中で止まりません。
届け出のあとに届くもの
住所が変わると、会社から送られるものの宛先も変わります。
源泉徴収票、保険の通知、年末の書類。 次に届くものが新しい住所に来れば、処理が済んでいます。 前の住所に届いたら、総務に伝えてください。
出す前に、1回読み返す
住所の書き間違いは、あとで響きます。
建物名、部屋番号、郵便番号。 この3つだけ見直せば足ります。書類が前の住所に送られることがなくなります。
何を書くか迷ったときの決め方
欄を前にして手が止まったら、1つだけ自分に聞いてください。
「これは、会社がお金か書類を動かすために要るか」。 要るなら書く。要らないなら、書かなくて構いません。 引っ越しの理由、家の広さ、家賃。どれも会社は動かしません。 住所と、通勤の経路と、住み始める日。この3つだけが、会社を動かします。
みさきの12月
出社した朝、総務の人が紙を1枚持ってきました。
住所、通勤の経路、住み始める日。書く欄はそれだけでした。 経路は、乗り換えが1回減っていました。
上司には、前の日に一言だけ伝えていました。 「引っ越すことになりました」。それで終わりでした。
母に電話すると、こう言われました。
紙を出して、3日後に受理の連絡が来ました。
上司に一言、総務に書類。それで足ります。
よくある質問
引っ越しのお知らせを、1枚にして送る
新しい住所を、職場に、友人に、遠くの親戚に。
はがきを出すほどではないけれど、きちんと伝えたいときに。
写真とことばは、ふたりのページに
新しい家で撮った写真とことばを、1つのページにまとめておけます。
※この記事は物語シリーズ「みさきの、新生活の手続き」の1話です。
登場人物はすべてフィクションであり、実在しません。
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※記載の内容は一般的な情報をもとにまとめたものです。
作法や慣習は、地域・家庭・宗派によって異なります。
ご家族と相談のうえ、ご判断ください。