片手でスマートフォンを持って、文を打っては消していました。 長く書くほど、送れなくなりました。 この記事では、職場に送る上司への出産報告の例文を、メールとチャットの両方でまとめます。
- 長さは5行。それ以上は要りません
- 入れるのは3つ。日付・母子の様子・これから
- お産の経過は書かない。相手が知りたければ聞いてきます
- 何から書けばいいか分からない
- 書いているうちに長くなってしまう
- かしこまりすぎて、不自然になる
- 件名をどうすればいいか迷う
- 返信にどう返すか決まらない
5行で足ります
出産報告の例文を職場に送るとき、長さは5行で足ります。
長い文章は、読む側にも返す側にも負担になります。 短い文は冷たく見えそうですが、この場面では短いほうが親切です。
そのまま使えるメールの文例
出産報告を職場に送る方法として、いちばん確実なのがメールです。
| 行 | 書くこと |
|---|---|
| 件名 | 出産のご報告（◯◯） |
| 1行目 | お世話になっております。◯◯です。 |
| 2行目 | ◯月◯日に出産しました。母子ともに元気です。 |
| 3行目 | 産休中はご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。 |
| 4行目 | 手続きについては、あらためてご連絡いたします。 |
名字が変わっている場合は、件名に旧姓を添えておくと相手が分かります。
表のままでは使いにくいので、つなげた形も置いておきます。
件名：出産のご報告（山田）
◯◯部長 お世話になっております。山田です。 ◯月◯日に出産しました。母子ともに元気です。 産休中はご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。 手続きについては、あらためてご連絡いたします。
名前と日付を入れ替えれば、そのまま送れます。
チャットで送るとき
LINEや社内チャットで送るときは、もう少し短くします。 出産報告のラインの例文としては、これくらいで足ります。
「お疲れさまです。◯月◯日に出産しました。ふたりとも元気です。 手続きのことは、あらためてご連絡します。よろしくお願いします。」
改行は1回で足ります。かしこまった挨拶は要りません。
返信が来たら、どう返す
出産報告のマナーで迷うのは、返信への返し方です。
返すのは1行で足ります。 「ありがとうございます。落ち着きましたら、またご連絡いたします。」 これ以上書かなくて構いません。
入れないほうがいいもの
出産報告を上司にどこまで書くか、迷ったら次は外してください。
お産の経過
入院の長さ、処置の内容。相手が知りたければ、向こうから聞いてきます。
体調の詳しい話
「元気です」で足ります。心配をかけるだけになります。
復帰の約束
その場で言うと、あとで変えづらくなります。
件名の書き方
件名は、開かなくても中身が分かる形にします。
「出産のご報告」。これだけで足ります。 部署が大きい職場なら、名字を添えてください。 「ご報告」だけだと、何の報告か分かりません。
送る相手の順番
直属の上司
ここが最初です。
人事・総務
上司のあと。書類のことを聞きます。
引き継いだ人
一言だけ。長くしません。
同じ文面を全員に送っても構いませんが、1行だけ変えると受け取り方が違います。
名字が変わっているとき
結婚で名字が変わっていると、社内の表記と違うことがあります。
件名か書き出しに、社内で使っている名前を入れてください。 相手が誰からのメールか迷わずに済みます。
送る時間
いつ送っても構いません。
気になるときは、「お手すきのときにご覧ください」と1行添えておけば足ります。 夜に送ったことを謝る必要はありません。
誤字が気になるとき
片手で打つと、誤字が増えます。
送る前に、日付のところだけ見直してください。 ほかの誤字は、この場面では問題になりません。
代わりに送ってもらうとき
夫や家族から送ってもらう場合は、形を少し変えます。
「◯◯の夫です。◯月◯日に出産しました。本人は休んでおりますので、 代わってご連絡いたしました。」
これで失礼にはなりません。
はがきで出す職場もある
職場によっては、はがきで知らせる習わしが残っていることがあります。
無理に合わせなくて構いません。 メールで報告したあと、落ち着いてからはがきを出しても遅くありません。
送ったあとに、やっておくこと
送信済みを確かめる
下書きのまま止まっていることがあります。
返事に印をつける
誰から返ってきたか分かります。
書類の締切を書く
返事に書いてあれば、そこから写します。
短くても、冷たく見えない
短い文は、そっけなく見えるのではないかと心配になります。
この場面では、読む側がいちばん知りたいのは2つだけです。 生まれたことと、母子が元気かどうか。ここが書いてあれば、短さは気になりません。
送る前に、3つだけ確かめる
| 確かめること | 見るところ |
|---|---|
| 日付が入っているか | 「◯月◯日」。ここが抜けると、相手は手続きを進められません |
| 母子の様子が入っているか | 「ふたりとも元気です」。心配を消す一言です |
| 次の連絡があることが分かるか | 「あらためてご連絡します」。相手が待てます |
この3つがあれば、文の形はどうであっても通じます。
丁寧にしすぎると、かえって返しづらい
「このたびは」「ご多忙のところ恐れ入りますが」。 こうした言葉を重ねるほど、相手も同じ重さで返さなければならなくなります。
ふだんのやりとりと同じ重さにしてください。 産休前にチャットで話していた相手に、急にかしこまった長文を送ると、相手が戸惑います。
謝らなくていい
文面に「ご迷惑をおかけして申し訳ありません」と入れたくなります。
入れても構いませんが、なくても失礼にはなりません。 産休は制度として用意されているもので、謝る場面ではありません。 「よろしくお願いいたします」で足ります。
返事が来ないとき
返信がないまま数日たつことがあります。
上司が見落としているか、あとで返そうとしているのかもしれません。 手続きが止まって困るときだけ、人事に直接聞いてください。 催促のメールは要りません。
社内チャットのグループに送るとき
部署のグループに送る場合は、さらに短くします。
「◯月◯日に出産しました。ふたりとも元気です。よろしくお願いします。」 個別の返信が大量に来るのが気になるときは、 上司から伝えてもらう形に変えても構いません。
相手別に、1行だけ変える
同じ文面でも、1行足すだけで受け取り方が変わります。
直属の上司
「産休前はご配慮いただき、ありがとうございました」
引き継いだ人
「その節はありがとうございました」
人事・総務
「出す書類がありましたら、お教えください」
変えるのは1行だけで足ります。全部書き分けようとすると、送れなくなります。
旧姓で呼ばれている職場では
社内で旧姓を使っている場合は、旧姓のままで構いません。
書類の名前と社内の名前が違っていても、人事は分かっています。 報告のメールで名前の説明をする必要はありません。
文例をそのまま使っていい
この記事の文例は、日付と名前を入れ替えるだけで使えます。
自分の言葉に直そうとして手が止まるくらいなら、そのまま送ってください。 相手が見ているのは、生まれたことと、母子が元気かどうかの2つだけです。
みさきの5月
退院して3日目の午後、片手で文を打ちました。
最初に書いたものは、10行ありました。 入院のこと、体のこと、迷惑をかけることへのお詫び。 読み返して、半分に削りました。それでも長くて、もう半分にしました。
残ったのは5行でした。
母に見せると、こう言われました。
短い5行で、ちゃんと届きました。
お産の経過は書かない。相手が知りたければ、向こうから聞いてきます。
よくある質問
写真とことばを、1つのページにまとめておく
生まれた日の写真と、そのときのことばを1つのページに。
写真を送っていただくだけで、こちらでお作りします。29,800円（税込・買い切り）。公開の期限はありません。
出産のお知らせを、1枚にして送る
職場に、友人に、遠くの親戚に。LINEで送れる手紙にする方法もあります。
※この記事は物語シリーズ「みさきの、出産報告」の1話です。
登場人物はすべてフィクションであり、実在しません。
提供：WebエンジンPro（株式会社MASA）
※記載の内容は一般的な情報をもとにまとめたものです。
作法や慣習は、地域・家庭・宗派によって異なります。
ご家族と相談のうえ、ご判断ください。